5 otázek, na které je dobré si odpovědět, než si začnete zařizovat elektronický podpis.
V tomto článku se nebudeme věnovat tomu, co je to elektronický podpis a k čemu se používá. Tyto informace jsou dobře zpracované na webových stránkách certifikačních autorit.
Tento článek jsme napsali pro ty, co už se rozhodli, že elektronický podpis chtějí používat a potřebují poradit, jak na to. Připravili jsme pro vás pět otázek, na které je dobré si odpovědět, než se do vyřizování elektronického podpisu pustíte.
Vyřídím si elektronický podpis sám, nebo si tuto službu koupím?
Zařídit si elektronický podpis není ve finále ani drahé ani složité. Jestliže to děláte poprvé, počítejte s tím, že vám může zabrat několik hodin, než se prokoušete všemi potřebnými informacemi k výběru správného certifikátu a než zjistíte, které dokumenty vyplnit a donést či poslat na příslušný úřad. Když už máte elektronický podpis hotový, je potřeba nainstalovat ho do počítače a naučit se s ním pracovat.
Pokud chcete elektronický podpis vyřídit rychle a nechat se zaškolit v jeho používání, vezměte si na pomoc odborníka. Zvláště zprovoznění kvalifikovaného certifikátu podle eIDAS není úplně triviální. Je vhodné držet se postupu a přesně vědět, co děláte.
Jakou si mám vybrat certifikační autoritu?
V České republice jsou tři certifikační autority, které mohou vydávat elektronické podpisy: První cerfitikační autorita (1CA), Česká pošta (PostSignum) a eldentity. Certifikáty od všech autorit mají podobné parametry. Odlišné jsou ceny a poskytované doplňkové služby. Důležitým argumentem pro výběr certifikační autority je také síť poboček, protože vás čeká nejméně jedna osobní návštěva k ověření vaší identity (pokud si nepřiplatíte za speciální službu).
Jaký typ certifikátu si mám koupit?
Výběru certifikátu k elektronickému podpisu věnujte dostatečnou pozornost a nezapomeňte si ověřit u vašich obchodních partnerů, jaké certifikáty uznávají. Existuje několik úrovní elektronického podpisu: Komerční, Uznávaný (zaručený) a Kvalifikovaný. Poslední zmiňovaný je nejvyšší formou elektronického podpisu, má právní účinek rovnocenný vlastnoručnímu podpisu a je platný v celé EU.
Kromě úrovně elektronického podpisu je potřeba se rozhodnout, zda budete používat zaměstnanecký nebo osobní certifikát, respektive zda budete mít podepsanou smlouvu s certifikační autoritou vy, jako osoba, nebo firma.
Kde budu mít certifikát uložený?
Můžete si vybrat, na jakém médiu budete mít certifikát uložený. Nejčastěji se využívá certifikovaná čipová karta nebo USB token, slabší certifikáty můžete mít uloženy přímo v počítači (což nedoporučujeme). Pokud se rozhodnete pro čipovou kartu, musíte mít k dispozici čtečku čipových karet. USB token je univerzálnější řešení. Další možností je uložit si kvalifikovaný certifikát na občanský průkaz s čipem.
Jak elektronický podpis implementuji do obchodních procesů?
Důležitou (ale často opomíjenou) součástí problematiky elektronických podpisů je její implementace do firemních procesů. Státní správa má povinnost kvalifikovaný elektronický podpis uznat. Komerční subjekty tuto povinnost nemají, proto si pravidla pro uznávání dejte raději výslovně do smlouvy.
Pokud jste doposud byli zvyklí podepsané obchodní dokumenty uchovávat v archivu v tištěné podobě, měli byste si vytvořit elektronický archív. I tady doporučujeme nechat si poradit od odborníka, aby byl archív dobře funkční, zabezpečený, dostupný a hlavně zálohovaný.
Máme zkušenosti s celým procesem od zřízení elektronického podpisu až po jeho implementaci do firemních procesů. Můžete se nás zeptat na zkušenosti z praxe, rádi vám poradíme v rámci naší konzultace zdarma.
